Jedným z hlavných dôvodov pre implementáciu nového informačného systému vo firme je vyššia efektivita výmeny informácií vo firme, integrácia dát, sprístupnenie širšiemu okruhu používateľov a ich efektívne využívanie v reálnom čase.
Presná a rýchla výmena dát s okolím firmy je však rovnako dôležitá ako výmena dát v rámci firmy. Zasielanie dokumentov, či už sú to faktúry, objednávky, alebo dodacie listy, tradičnou poštou je nielen nákladné ale aj časovo náročné. Náročnosť spočíva najmä v spracovaní údajov na strane prijímateľa. Prijímateľ musí faktúru ručne prepisovať do informačného systému, čo predstavuje potenciálne riziko pre vznik chýb.
Alternatívou je technológia OCR – optické rozpoznávanie znakov. Je kombináciou umelej inteligencie, strojového videnia a lingvistických prvkov, ktoré kontrolujú správnosť prekladu. Tieto technológie však majú svoje obmedzenia a aj tie najdrahšie systémy umožňujúce čítanie štruktúrovaného textu a tabuliek si vyžadujú dlhý čas implementácie a riešenia na mieru podľa šablón pre dosiahnutie stabilného výsledku.
Výhodou tohto systému teda je, že samotné skenovanie dokumentu umožní jeho elektronickú archiváciu a prácu v informačnom systéme. Avšak spôsob získavania dát z dokumentu je nákladný a časovo náročný.
Ideálnejším riešením je výmena dát v elektronickom formáte. Ide o výmenu štruktúrovaných dát v presne určenom formáte medzi aplikáciami Asi stále najrozšírenejším dátovým formátom je EDI.
Pre efektívnu prácu je však lepším riešením výmena dát v xml formáte, podľa preddefinovaných štandardov. Týmto spôsobom sa zabezpečí výmena dát v reálnom čase, bez rizika chýb vzniknutých pri prepise a s možnosťou automatizovaného spracovania na strane prijímateľa.
Jedným z najväčších očakávaní spojeným s príchodom online ekonomických softvérov a informačných systémov je práve zjednodušenie spolupráce medzi firmami prostredníctvom elektronickej výmeny dát v reálnom čase. Vznikajú nové xml štandardy pre výmenu konkrétnych dokumentov ktoré by zjednotili výrobcov aplikácií. Ďalší rozvoj však úzko súvisí s legislatívou v oblasti digitálneho podpisu a úrovňou bezpečnosti online aplikácií.
Príbuzné články:
