Správa registratúry je síce záslužná a opodstatnená činnosť, ale pravdou je, že väčšina z nás by sa jej najradšej oblúkom vyhla. Upravuje ju zákon č.395/2002 Z.z. Každý výrobca softvéru pre správu registratúry by mal deklarovať zhodu jeho produktu s týmto zákonom a rovnako by mal byť certifikovaný odborom archívov a registratúr MV SR.

Prečo elektronická správa registratúry?

Predpokladom efektívnej práce s dokumentami a dátami je ich integrácia. Jednotliví zamestnanci rôznych oddelení zaznamenajú prijaté a odoslané dokumenty v registratúrnom systéme, ktorý zachytáva ich pohyb firmou a čiastočne aj mimo nej. V každom okamihu vieme kde sa dokument nachádza.

K jednotlivým dokumentom je v systéme možné priradiť množstvo popisných informácií, podľa ktorých ich vieme efektívne vyhľadávať. Výhodou je aj možnosť automatizovaného spracovania a vyťažovania dokumentov prostredníctvom OCR.

Softvér nás zároveň upozorňuje na skartačné a vyraďovacie termíny jednotlivých dokumentov.

Registratúra je často súčasťou komplexnejšieho softvéru pre správu dokumentov vo firme. Nejde teda o naplnenie toho, čo vyžaduje zákon, ale dobre organizované dokumenty a ich prístupnosť zamestnancom sú dobrým pomocníkom v každodennej práci. Naskenované dokumenty môžu firmou putovať oveľa efektívnejšie ako papierové, keďže v reálnom čase vidíme kto s dokumentom pracuje, komu ho preposlal, prípade či ho elektronicky podpísal.

Software pre správu registratúry vám samozrejme výrazne pomôže aj vyplnením zákonom vyžadovaných výkazov.

Z mnohých dodávateľov elektronických registratúrnych systémov spomeniem aspoň niekoľko:

http://www.optivus.sk
http://www.axonpro.sk
http://www.crystalconsulting.sk
http://www.revis.sk
http://www.emm.sk
http://www.docugroup.sk