Je rozdiel, či vo firme nemáte dostatok rýchlych a relevantných informácií, alebo či sú tieto náročne získané a spracované  informácie iba jednoducho neprístupné pre Vašich zamestnancov. Neprístupné a neintegrované informácie nútia zamestnancov v lepšom prípade k tomu, aby si ich získavali sami.

Spoločnosť NETSTRATEGY/JMC organizovala prieskum vo viac ako 200 firmách z celého sveta, z ktorého vyplýva niekoľko základných trendov. Manažment firiem sa do oblasti intranetu zapája aktívnejšie, na druhej strane sú však tieto intranety stále málo flexibilné.

Situácia na Slovensku je podobná. Spoločnosti si uvedomujú potrebu zdieľať firemné dáta, avšak ešte nedostatočne rozumejú komplexnosti problematiky a neuvažujú o výraznejších investíciách do tejto oblasti. Mnohokrát končí implementácia  zdieľaním celofiremných diskov.

V organizáciách chýba využívanie intranetu na výmenu dát na horizontálnej úrovni. Uplatňujú sa väčšinou štruktúry s izolovanými skupinami, čo v princípe popiera podstatu celofiremnej výmeny dát. Slabinou je taktiež absencia zodpovedných zamestnancov, u ktorých by správa internetu bola súčasťou ich pracovnej náplne.

Aký je podľa Vás zmysel implementácie intranetu? Formulácie bývajú obvykle všeobecné – zlepšiť informovanosť, komunikáciu medzi oddeleniami – pokiaľ však tieto formulácie nedostaneme do konkrétnej podoby tak intranet ukončí svoju existenciu  pre sporadickú aktualizáciu, nedostatok času a osobnej zodpovednosti. Nájdime vo firme aspoň niekoľko druhov informácií, ktoré naši zamestnanci denne potrebujú a ich dostupnosť nie je jednoduchá.

Na druhej strane existujú klienti s mnohými požiadavkami, ktoré sú implementačne náročné a ich prínos je v každodennej realite minimálny. Pri výbere konkrétneho riešenia by sme preto mali vychádzať  z potrieb užívateľov ktorí so systémom pracujú najčastejšie. Až v druhom rade by sme mali vychádzať z potrieb a odhadov IT oddelení.

Súčasným trendom je maximálne skrátenie času od vzniku informácie po jej publikáciu na intranete. Ekonomické dôvody nás zase vedú k tomu, aby sa na správe a prevádzke takéhoto systému podieľalo čo najmenej ľudí. Čoraz obľúbenejším riešením je teda redakčný systém. Ten spravidla obsahuje aplikáciu pre redaktorov, ktorí spravujú obsah a aplikáciu pre autorov. Dnešné redakčné systémy dovolia editovať obsah vo vizuálnych editoroch s možnosťami formátovania, vkladania obrázkov, linkov, štýlov a tabuliek. Samozrejmosťou je aj možnosť štruktúrovania informácií. Osvedčenou súčasťou je aj možnosť diskusie užívateľov k jednotlivým témam.

Rozšírenou vlastnosťou je nastavenie prístupových práv pre čítanie, tlač a editovanie obsahu. Kým adresáre, verejné oznamy a tlačové správy sú prístupné pre všetkých, mnohé informácie sú prístupné iba konkrétnym oddeleniam či ľuďom. Pre efektívnu prácu s intranetom nesmie chýbať fulltextové vyhľadávanie.

Ľudský faktor je však všadeprítomný a preto často dochádza k situáciám že užívatelia intranet ignorujú alebo mu nevenujú dostatočnú pozornosť a manažér si často od zamestnanca vypočuje poznámku “nevedel som, že to tam je”.

Riešením je automatické zasielanie informačných e-mailov. Je možné nastaviť povinný odber inormačných mailov u niektorých správ, prípadne si zamestnanec sám nastaví o ktorých oblastiach chce byť informovaný e-mailom.

V tejto oblasti odporúčam nepodceniť open source riešenia (najmä ak máte vlastný IT tím), ktoré sa často vyrovnajú veľkým hráčom.

Súvisiace témy: Interná komunikácia • Intranet