Pri vytváraní/modifikovaní informačného systému firmy analýza firemných procesov slúži často ako prvý krok. Dekompozíciou sa rozkladajú väčšie procesy na menšie a zobrazujú ich vzájomnej interakcii. Výsledkom tejto analýzy by mali byť diagramy firemných procesov, ktoré sú dobre pochopiteľné. Pri modelovaní firma samotná sa zúčastňuje mapovania svojich procesov a spoluvytvára zadanie a návrh požadovaného informačného systému.

Firemný proces je postupnosť opakovaných, logicky súvisiacich aktivít, ktoré využívajú firemné zdroje, na spracovanie prvotného objektu, za účelom dosiahnutia špecifikovaného, merateľného výsledku či produktu pre interných alebo externých odberateľov.

Firemné procesy sa delia na

• Riadiace procesy
• Operačné procesy (procesy, ktoré vytvárajú primary value stream, core business)
• Podporné procesy (účtovníctvo, IT, personalistika)

Na začiatku projektu si musí firma presne stanoviť, čo chce v určitom čase dosiahnuť. Na základe manažmentom jasne definovaných cieľov spoločnosti je možné určiť oblasti kľúčových procesov a pravé ich zlepšovaním zaistiť najvyššie prínosy. Nasleduje tak rozsiahle zmapovanie a analýza všetkých procesov a vyhľadávanie potenciálnych miest pre zlepšenie. Optimálne fungovanie firmy predpokladá zladiť firemnú stratégiu, riadenie, kontrolu, ľudské zdroje, procesy a technológie. Cieľom je presná optimalizácia kľúčových procesov, ktorými sa firma realizuje na trhu. Manažment firmy očakáva skrátenie priebežných dôb na spracovanie zákazky, objednávky a dopytu, skrátenie doby uvádzania nových produktov, činností a služieb na trh, zvýšenie spoľahlivosti v plnení zmluvných termínov, zníženie nákladov na obsluhu a manipuláciu, zvýšenie tvorby pridanej hodnoty a hlavne zvýšenie zisku.

Požiadavkou súčasného trhu je predovšetkým efektivita. Do popredia záujmu sa preto dostávajú všetky firemné procesy od obchodných cez výrobné až po distribučné, a to z dôvodu ich racionalizácie. Ale prečo sa firmy zameriavajú na procesy a ich inováciu? Odpoveď znie: Pretože ide o zmenu riadenia firmy.

V minulosti riadenie firiem prebiehalo spôsobom označovaným ako funkčné alebo sekvenčné riadenie. Charakteristika týchto sekvenčných procesov bola daná tým, že každý krok procesu, ako napríklad realizácia nového produktu, sa začal a bol ukončený pred začatím ďalšieho kroku procesu, čo znamenalo nielen neprepojenosť celého životného cyklu produktu, ale aj veľmi dlhý proces vývoja alebo realizácie. To v dôsledku viedlo k tomu, že vznikali izolované a neprepojené ostrovčeky automatizácie jednotlivých krokov procesu a používala sa nejednotná technológia. Firemné procesy sa za dlhé obdobia nemenili, ale pritom sa inovovali podnikové informačné technológie (ERP, DMS, CAD/CAM, CRM…). Každé oddelenie a každá organizačná jednotka sa riadili vlastným systémom. Aký je teda rozdiel medzi sekvenčným/funkčným a procesným riadením? Funkčné riadenie je smerované na rozdelenie jednotlivých funkčných celkov a tie sú rozvetvené na jednotlivé činnosti. Procesný prístup vychádza z integrácie jednotlivých činností do ucelených celkov – procesov. Základný rozdiel medzi spôsobmi riadenia je teda vo vnímaní procesov a ich presnom definovaní. Jeden z prvých momentov, keď spoločnosti začali vymieňať funkčné riadenie za procesné, bolo zavádzanie systémov riadenia kvality. Ďalším medzníkom bola inovácia firemných informačných systémov. Implementácia nového firemného informačného systému, ktorý je používaný viacerými podnikovými útvarmi, musí reflektovať pracovné procesy, podľa ktorých sa vo firme pracuje. Úspešná realizácia inovácie existujúcich procesov spočíva v jasnom stanovení cieľov, ktoré sa budú aplikovať po zavedení procesného riadenia v spoločnosti. Cieľom môže byť napríklad nasadenie systému na riadenie výroby, systému spisovej služby alebo systému ECM/DMS spoločne s workflow systémom.

Modelovanie a sledovanie obchodných/výrobných procesov sú dôležité súčasti komplexného procesného riadenia. Ako sme už spomenuli, zmena procesov môže byť vyvolaná inováciou informačného systému v spoločnosti. Keď sa manažment rozhoduje pre inováciu systému, je nevyhnutné mať na zreteli aj nasledujúce podmienky, ako je presné vyjasnenie vlastníctva jednotlivých procesov a s tým súvisiace prístupové práva a zodpovednosť za dáta. Procesy, ktoré sú už opísané, môžu obsahovať po dobu používania veľa výnimiek, ktoré dané procesy robia nielen zložitejšími, ale hlavne neprehľadnejšími, takže je potrebná ich náprava. Základným prostriedkom pri definovaní alebo zmene procesov je biznis analýza, ktorá definuje určenie kľúčových procesov, ktoré sledujú strategické ciele danej spoločnosti. Ďalšia fáza je definovanie vedľajších (podporných) procesov, ktoré zabezpečujú tzv. interné potreby spoločnosti. Analýza by takisto mala odhaliť alebo eliminovať tie procesy, ktoré nemajú opodstatnenie, nepridávajú žiadnu využiteľnú hodnotu alebo sú dokonca v rámci spoločnosti duplicitné. Proces analýzy pokračuje rozpadom definovaných procesov na jednotlivé činnosti a aktivity. Pri dôkladnej analýze sa týchto duplicitných procesov vyskytne určite niekoľko, a to z toho dôvodu, že rôzne oddelenia napríklad vyhotovujú reporty alebo štatistické vyhodnotenia a dáta pritom vychádzajú z jedného zdroja. Analýza ďalej reflektuje tú skutočnosť, že procesy sú riadené ucelene cez organizačnú štruktúru spoločnosti a procesy môžu byť integrované aj navonok. Definícia procesov by mala byť taká, aby existovala možnosť merania jednotlivých činností v priebehu procesu a zaznamenané výsledky boli vyhodnotené a využité napríklad na zlepšenie činností v procese. Procesná analýza musí takisto vychádzať z predpokladu, že procesy, ktoré sú definované, musia byť tzv. otvorené pre možnú zmenu strategických rozhodnutí firmy.

Informačné technológie na podporu BPM (Business Process Management) sú nástroje na podporu komplexného procesného riadenia. Tieto systémy sú vyvíjané na uľahčenie tvorby, správy a prípadné zmeny firemných procesov, a to cez celú organizáciu. Ako príklad spomenieme prípad prepojenia technických, obchodných a výrobných informácií. Môže teda ísť o procesy, ktoré zasahujú do vývoja produktov, ich ekonomického sledovania až po ich realizáciu. Zdrojom týchto informácií sú dáta, ktoré sa nachádzajú v štrukturalizovanej aj neštrukturalizovanej podobe. Tieto dáta teda potrebujeme sledovať a vyhodnocovať v procesoch a procesy chceme automatizovať. To znamená vytvorenie jednotlivých šablón workflow reprezentujúcich dané procesy. Každá navrhnutá šablóna workflow sa skladá z jednotlivých krokov, tzv. aktivít, a aktivita reprezentuje vykonanie určitej činnosti v rámci procesu. Systémy BPM ďalej obsahujú grafický nástroj na návrh workflow, tzv. vizuálnu reprezentáciu procesov a nástroje na analýzu procesov, aby bolo možné vykonávať simulácie a analýzy obchodných procesov.

Komplexná analýza informácií získaných z ktoréhokoľvek informačného systému je vstupným atribútom pri vyhodnotení výkonnosti jednotlivých zamestnancov. Pod meraním výkonnosti procesov treba chápať definované činnosti, ktoré majú poskytovať objektívne a presné informácie o priebehu jednotlivých procesov. Jednotlivé merania musia spĺňať podmienky platnosti (neskreslenosti) meraných hodnôt, dostatočnú časovosť a takisto úplnosť meraní. Jednotlivé činnosti musia byť definované tak, aby bolo možné určiť prípadné medzery vo výkonnosti daného procesu.

Príbuzné články:

1. Výber ekonomického software
2. 11 Kritérií pre výber ERP systému (2)
3. 11 Kritérií pre výber ERP systému (1)
4. Riadenie obchodných procesov
5. Návratnosť investície do ekonomického software

Súvisiace témy: Ako vybrať software • Ekonomický software