Položili ste si niekedy otázky:

• Ako rýchlo sa dostanem k originálu prichádzajúcej či odchádzajúcej faktúry, zmluvy, dodacieho listu alebo tlačovej zostave?
• Ako naložiť s údajmi, ktoré v čase svojho vzniku boli kľúčovými informáciami na prevádzku spoločnosti, ale dnes sa stali predovšetkým historickým záznamom a jediné , čo spôsobujú, je, že produktívny systém po nich “tlstne” a treba ho stále “posilňovať”?
• Čo robiť so záznamom, ktorý treba uchovať hlavne z legislatívnych dôvodov pre potreby kontrolných orgánov a z času na čas aj pre prípad reklamácie či spracovania historických štatistík, inak je však pri každodennej práci už nadbytočný?

S využitím moderných nástrojov na archiváciu dát a dokumentov riešenie týchto zdanlivo nesúvisiacich otázok môže byť relatívne jednoduché. Bežný koncový užívateľ navyše získa ďalšie možnosti efektívnej podpory vnútropodnikových procesov pri práci s dátami a dokumentmi – to všetko bez toho, aby musel opustiť známe prostredie systému ERP.

Medzi základné oblasti archivácie v prostredí procesov ERP patria:

• archivácia reportov či tlačových zostáv – archivácia rôznych prehľadových zostáv, ktoré predstavujú snímku o stave ERP v čase ich zostavenia.
• archivácia databázy – trvalé jednorázové premiestnenie časti dát z produktívnej databázy do archívu.
• archivácia prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov – archivácia súvisiacich obchodných dokumentov prijatých od partnerov, ale aj výstupov generovaných prostredníctvom systémov ERP v ich pôvodnej podobe, ktorú partnerom odosielame.

Archivácia historických dát z databáz

Ak prevádzkujete ekonomický software, systém ERP, kratší čas (3 – 5 rokov), je väčšina informácií aktuálnych a aj informačný systém sa s množstvom údajov vyrovnáva väčšinou dobre. S rastúcim počtom záznamov v ďalšom období sa však objem databázy zväčšuje a nové otázky začína riešiť IT oddelenie. Objavujú sa prvé problémy: reakcia systému začína byť viditeľne pomalšia ako krátko po nasadení a doba potrebná na zálohu databázy sa predlžuje.

Situáciu možno riešiť rôznymi spôsobmi, k tým najefektívnejším však patrí “dátová archivácia” – odľahčenie produktívneho systému ERP o historické záznamy uzavretých finančných rokov pri zachovaní transparentného prístupu z prostredia systému ERP v prípade potreby. Na rozdiel od bežnej zálohy archívne riešenie redukuje objem dát v produktívnej databáze a tieto dáta ukladá na bezpečné archívne médium. Tým sa okrem bezpečného uloženia dosiahne aj menší objem produktívnej databázy a následné zrýchlenie behu systému a jeho zálohovania.

Obchodné dokumenty

Ak zároveň prepojíte obchodné procesy realizované s využitím systému ERP s konkrétnymi dokumentmi, dosiahnete ďalšie zefektívnenie činnosti a používatelia získajú okamžitý prístup k súvisiacim dokumentom. Pri spracovaní faktúry potom majú k dispozícii informácie o faktúrovanej sume a dodávateľovi, ale aj náhľad faktúry, ktorý takisto zjednodušuje spracovanie. Nehovoriac o tom, že dáta z elektronickej faktúry možno vytiahnuť a posunúť na ďalšie spracovanie.

Pokiaľ vás nebaví hľadať po firme stratené dokumenty, alebo pátrať po konkrétnom doklade v stále rastúcom archíve, integrujte tieto dokumenty do vášho ERP. Keď ERP zbytočne “priberá” z historických dát, netrápte sa posilňovaním hardvéru. Nechajte svoj problém “schudnúť”.

ZDROJ

Miroslav Vavera, IXTENT Slovakia

Infoware 8-9/2009

Súvisiace témy: archivácia dát